Khả năng ngôn ngữ và kỹ năng giao tiếp là yêu cầu nghiệp vụ và là 1 nghệ thuật nên hướng dẫn viên cần phải học hỏi rèn luyện thường xuyên trong công việc, cùng với thời gian lao động nghề nghiệp sẽ làm cho hướng dẫn viên nhuần nhuyễn hơn, lời nói, điệu bộ, cử chỉ vừa chính xác vừa tự nhiên của hướng dẫn viên sẽ chiếm cảm tình của khách.
Dù có phương tiện kỹ thuật nhưng hướng dẫn viên vẫn phải sử dụng ngôn ngữ của mình là chủ yếu để thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy, hướng dẫn viên phải luyện cách phát âm 1 cách chính xác và phải điều tiết âm lượng 1 cách nhịp nhàng. Từng từ ngữ được sử dụng phải dễ hiểu, dễ nhớ với giọng nói của riêng mình có sức truyền cảm cuốn hút khách du lịch, gây ấn tượng mạnh với khách.
Giọng nói của hướng dẫn viên không căng thẳng hay ấp úng, nhát gừng mà phải tự tin, thoải mái, những từ đa nghĩa, tối nghĩa cần tránh sử dụng và không dùng những câu nói vắn tắt. Thông thường hướng dẫn viên cần sử dụng các câu đơn giản và ngắn gọn nhưng đủ thông tin.
Hướng dẫn viên cần luyện giọng nói chuẩn và cố gắng tránh dùng các ngữ điệu địa phương ít có tính phổ cập. Khi sử dụng ngoại ngữ cần tránh dùng những từ ngữ mà hướng dẫn viên không rõ nghĩa và nên dùng các câu ngắn gọn, súc tích. Cần chú ý tới việc sử dụng các thì, các thức và các danh từ, động từ, tính từ 1 cách chính xác để biểu đạt đúng thông tin tới khách , Hướng dẫn viên cũng không sử dụng các từ đệm thường xuyên hoặc những từ được dùng để lấp chỗ trống như “OK”, “as you know”, “actually”
Những từ dùng trong các câu cảm thán hay từ đệm cần hạn chế sử dụng trong ngôn ngữ hướng dẫn như các từ: kinh tởm, khủng khiếp, ghê rợn, tuyệt với,…nếu dùng thường xuyên đến mức lạm dụng hay không đúng ngữ cảnh sẽ gây cho khách cảm giác bị cường điệu hóa hay hụt hẫng sau đó, việc hò hét, kêu la trong hướng dẫn cần hết sức tránh.
Hiện nay hướng dẫn viên còn sử dụng micro hay 1 số phương tiện khuyến âm khác cần phải chú ý cách cầm micro 1 cách chắc chắn và tự nhiên, không xòe ngón tay, không nắm 2 tay, không buông lơi, cần phải nói chậm hơn bình thường 1 chút và điều chỉnh độ lớn của âm thanh cho vừa âm lượng với khách và luôn luôn hướng micro theo hướng quay của hướng dẫn viên để tránh mất tiếng hay nhỏ tiếng, không dùng loại micro có tiếng vang như dùng biểu diễn văn nghệ và không ho, hắt hơi hay hít thờ vào micro để khách nghe thấy.
Cùng với kỹ thuật và nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ, hướng dẫn viên phải hiểu và ứng xử với khách du lịch theo đúng các quy tắc và nghệ thuật giao tiếp. Các quy tắc và nghệ thuật này được thể hiện đầy đủ và chi tiết ở môn khoa học giao tiếp, có sự liên quan chặt chẽ với môn tâm lý khách du lịch. Trong mọi trường hợp, hướng dẫn viên cần phải có thái độ ứng xử như sau:
- Cần chủ động chào hỏi khách du lịch và những người liên quan trước trong tư thế hướng dẫn viên là người chủ
Thận trọng và chính xác, lịch thiệp khi xưng hô với khách có lứa tuổi, giới tính, cương vị xã hội (hoặc tôn giáo) khác nhau, nhất là khi sử dụng đại từ nhân xưng.
- Không làm những động tác gây phản ứng không cần thiết từ khách hoặc những động tác bị coi là thiếu tế nhị, thiếu lịch sự (búng ngón tay, bẻ ngón tay, ngáp hay xỉa răng lộ liễu,..)
- Tỏ rõ sự quan tâm tới tất cả thành viên trong đoàn khách, không quá thiên vị hay quá chú ý, quá thờ ơ với 1 ai.
Cần nắm vững nghi thức giao tiếp với khách du lịch từ các dân tộc, quốc gia khác nhau (chẳng hạn: không bắt tay khách du lịch nước Anh khi mới gặp lần đầu, cách chào trịnh trọng, cầu kỳ, lịch sự của người Nhật, người Mỹ, người Đức, người Pháp, người Trung Quốc,..)
- Khi tham gia giải trí, thư giãn với khách cần xin phép khách 1 cách lịch sự nếu muốn hút thuốc, hướng dẫn viên không hút thuốc, không nhai kẹo cao su khi đang thuyết minh, hướng dẫn cho khách.
- Cần nhìn thẳng vào mắt người khách trực tiếp nói chuyện với mình, trong trường hợp tiếp chuyện 1 đoàn khách thì nên nhìn thẳng vào từng người trong chốc lát và có thể dừng lâu hơn ở trưởng đoàn.
- Cần hướng dẫn khách cách ăn uống 1 số món ăn dân tộc của địa phương và cần nắm vững các nghi thức ăn uống khi dự tiệc cùng khách (các nghi thức này cần phải học và ứng xử thành thạo).
- Cần sẵn sàng “cảm ơn”, “xin lỗi” khi gặp những trường hợp cụ thể, luôn giữ nét mặt tươi tắn với nụ cười trên môi, những câu chuyện vui, hài hước không lạc lõng với khung cảnh và phải vô hại.
- Các cử chỉ cần được sử dụng chính xác và không lạm dùng trong những tình huống cụ thể, chẳng hạn cử chỉ đó làm tăng sự chú ý của khách cùng với lời thuyết minh, làm vấn đề dễ hiểu hơn, dễ tiếp thu hơn, tư thế luôn tự nhiên, thoải mái, tự tin, các cử chỉ phối hợp nhịp nhàng.
